democy labs

Datenschutzerklärung

Stand: 19. Juli 2026

 

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist:

Gregor Feine, democy labs, Gießbergstraße 25, 34117 Kassel

E-Mail: kontakt [@] democy-labs.de

Diese Adresse kann auch für Datenschutzanfragen und zur Ausübung der nachfolgend beschriebenen Rechte verwendet werden.

2. Worum geht es bei democy labs?

democy labs ist eine Bürgerbeteiligungsplattform im öffentlichen Aufbau. Bürger:innen, Verwaltung und Politik können lokale und überregionale Themen in einen gemeinsamen Dialog bringen.

Nutzer:innen können insbesondere:

  • öffentliche und lokale Thesen lesen,

  • eigene Thesen einbringen,

  • Kommentare verfassen,

  • über Thesen abstimmen,

  • Kommentare bewerten,

  • Thesen als wichtig markieren,

  • Thesen und Bereichen folgen,

  • Inhalte melden,

  • Rückmeldungen von Autor:innen oder offiziellen Konten erhalten und

  • soweit angeboten interne Nachrichten austauschen.

Zur lokalen Zuordnung sowie zur Darstellung zusammengefasster Beteiligungsergebnisse werden außerdem Orts- und demografische Angaben verarbeitet.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir verwenden sie nicht für personalisierte Werbung und geben sie nicht an Werbenetzwerke oder externe Analysedienste weiter.

3. Hosting und technische Dienstleister

Die Plattform und ihre Datenbank werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH betrieben. Der Serverstandort befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Im Rahmen des Hostings können insbesondere Konto-, Authentifizierungs-, Kommunikations-, Orts-, Nutzungs-, Abstimmungs- und Beteiligungsdaten verarbeitet werden. Dazu können auch Daten gehören, aus denen gesellschaftliche oder politische Ansichten hervorgehen können.

Domain- und E-Mail-Dienste werden über die STRATO GmbH bereitgestellt. Dabei können insbesondere E-Mail-, Kontakt-, Kommunikations- und Domaindaten verarbeitet werden. Auch mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Dienstleister dürfen Daten nur im Rahmen ihrer vertraglichen Aufgaben und nach unseren Weisungen verarbeiten. Soweit Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, erfolgt dies nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen für internationale Datenübermittlungen.

4. Verschlüsselte Übertragung

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Plattform erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Dadurch sollen übermittelte Inhalte vor einem unbefugten Mitlesen während der Übertragung geschützt werden.

5. Aufruf der Plattform und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Plattform verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere gehören:

  • IP-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

  • aufgerufene Adresse,

  • übertragene Datenmenge,

  • HTTP-Status,

  • zuvor besuchte Seite sowie

  • Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Plattform auszuliefern, technische Fehler zu erkennen, Angriffe abzuwehren und den sicheren Betrieb zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb der Plattform.

Die Webserverprotokolle werden täglich rotiert und grundsätzlich für ungefähr 14 Tage aufbewahrt. Auch systemseitige Journalprotokolle werden regelmäßig rotiert und grundsätzlich nach ungefähr 14 Tagen gelöscht.

Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Abwehr eines Angriffs oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

6. Cookies

democy labs verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies.

Das Sitzungscookie sorgt dafür, dass einzelne Seitenaufrufe einer laufenden Sitzung zugeordnet werden können und eine Anmeldung während der Nutzung bestehen bleibt. Es wird grundsätzlich beendet, wenn die Browsersitzung geschlossen wird.

Das Cookie für „Angemeldet bleiben“ wird nur gesetzt, wenn Sie diese Funktion selbst auswählen. Es ermöglicht, dass die Anmeldung über das Ende der aktuellen Browsersitzung hinaus erhalten bleibt. Sie können die gespeicherte Anmeldung durch Abmelden oder durch Löschen der Browserdaten beenden.

Wir setzen keine optionalen Analyse-, Marketing- oder Werbecookies und keine Cookies externer Anbieter ein. Cookies werden nicht zur Erstellung von Werbeprofilen verwendet. Eine Einwilligung in optionale Cookies wird daher nicht abgefragt.

Die Speicherung technisch notwendiger Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Bereitstellung des Benutzerkontos und der ausdrücklich gewünschten Plattformfunktionen erforderlich ist, nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und im Übrigen zur Gewährleistung des sicheren Betriebs nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ergänzende Informationen finden Sie auf der Seite /cookies.

7. Interne, cookielose Reichweitenmessung

Zur Einschätzung der Nutzung und zur technischen Weiterentwicklung der Plattform verwenden wir eine interne Reichweitenmessung mit der Software Ahoy.

Dabei können folgende Angaben gespeichert werden:

  • gekürzte beziehungsweise maskierte IP-Adresse,

  • Zeitpunkt und Einstiegsseite des Besuchs,

  • Referrer,

  • Browser,

  • Betriebssystem,

  • Geräteart sowie

  • eine zufällig erzeugte Besuchskennung.

Eine genaue Standortbestimmung findet nicht statt. Stadt, Postleitzahl, geografische Koordinaten oder vergleichbare Standortangaben werden für diese Reichweitenmessung nicht ermittelt.

Die Reichweitenmessung setzt keine Cookies. Die Besuchsdaten werden nicht mit einem Benutzerkonto verknüpft und nicht an einen externen Analysedienst übermittelt. Sie werden in der eigenen Plattformdatenbank gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Ahoy kann technisch grundsätzlich Besuche mit angemeldeten Nutzerkonten verknüpfen. Diese Verknüpfung wurde bei democy labs deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die allgemeine Reichweite und technische Nutzung der Plattform zu verstehen und die Plattform weiterzuentwickeln, ohne Analyse-Cookies, externe Trackinganbieter oder personenbezogene Nutzungsprofile einzusetzen.

Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu können insbesondere gehören:

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Organisation oder Kommune,

  • Inhalt der Nachricht,

  • beigefügte Dokumente und

  • Angaben zum bisherigen Kommunikationsverlauf.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Soweit sich die Anfrage auf eine mögliche Zusammenarbeit, die Einrichtung eines Zugangs oder andere vorvertragliche Maßnahmen bezieht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung eingehender Nachrichten.

Die Angaben werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Vertragsbeziehungen oder rechtlichen Ansprüche entgegenstehen.

9. Registrierung, Benutzerkonto und Altersgrenze

Bei der Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Benutzername,

  • E-Mail-Adresse,

  • verschlüsselt gespeicherter Passwortwert,

  • Zeitpunkt der Registrierung und Bestätigung,

  • aktuelle und vorherige Anmeldezeitpunkte,

  • aktuelle und vorherige Anmelde-IP-Adresse,

  • Verifizierungs- und Sicherheitsinformationen,

  • Anzahl der Anmeldungen,

  • Spracheinstellungen,

  • Kontostatus und Rollen.

Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um das Benutzerkonto bereitzustellen, Anmeldungen zu ermöglichen, Missbrauch zu verhindern und die vereinbarten Plattformfunktionen anzubieten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitungen erfolgen ergänzend nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen unter /conditions ist Voraussetzung für die Registrierung. Diese Zustimmung ist von Einwilligungen in optionale Datenverarbeitungen zu unterscheiden.

Externe Anmeldedienste oder Social-Login-Anbieter werden derzeit nicht verwendet.

Ein eigenes Benutzerkonto ist Personen vorbehalten, die mindestens 16 Jahre alt sind. Da nur das Geburtsjahr erhoben wird, müssen Personen, die im laufenden Kalenderjahr 16 Jahre alt werden, zusätzlich bestätigen, dass sie das 16. Lebensjahr bereits vollendet haben. Die Bestätigung wird bei der Eingabe geprüft und nicht als zusätzliches dauerhaftes Profilmerkmal gespeichert.

Jüngere Geburtsjahrgänge können nicht ausgewählt werden. Ein Verfahren zur Registrierung jüngerer Personen mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten wird nicht angeboten. Art. 8 DSGVO knüpft einwilligungsbasierte Dienste für Kinder grundsätzlich an die Vollendung des 16. Lebensjahres oder eine überprüfte Zustimmung der erziehungsberechtigten Person.

Eine Dokumentverifizierung wird bei democy labs derzeit nicht angeboten. Es wird im regulären Registrierungsverfahren keine Dokumentnummer abgefragt.

10. Profil und öffentliche Sichtbarkeit

Der Benutzername ist bei öffentlich veröffentlichten Thesen und Kommentaren sichtbar. Je nach Funktion kann außerdem eine offizielle Rolle oder Funktionsbezeichnung angezeigt werden.

Öffentliche Thesen und Kommentare bleiben an ihrer ursprünglichen Stelle öffentlich sichtbar. Eine Profileinstellung macht diese Beiträge nicht privat und entfernt sie nicht aus der jeweiligen These oder Diskussion.

Nutzer:innen können gesondert festlegen:

  • ob ihre öffentlichen Thesen und Kommentare zusätzlich gesammelt in ihrem öffentlichen Profil angezeigt werden und

  • ob Thesen und Bereiche, denen sie folgen, für andere Personen in ihrem Profil sichtbar sind.

Beide Profileinstellungen sind standardmäßig ausgeschaltet.

Die Einstellungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft geändert werden. Rechtsgrundlage für die zusätzliche freiwillige Veröffentlichung im Profil ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Veröffentlichung der eigentlichen These oder des eigentlichen Kommentars wird in Abschnitt 12 beschrieben.

11. Postleitzahl, lokale Zuordnung und demografische Angaben

Für die lokale Zuordnung, die Altersprüfung und zusammengefasste Statistiken werden insbesondere folgende Angaben verarbeitet:

  • Postleitzahl,

  • daraus ermittelte Stadt- oder Gebietszuordnung,

  • gegebenenfalls eine ausgewählte Kommune oder Geozone,

  • Geburtsjahr,

  • daraus gebildete Altersgruppe und

  • Auswahl im Feld „Geschlecht“.

Technisch wird das Geburtsjahr als Jahreswert mit dem 1. Januar des gewählten Jahres gespeichert. Es wird kein vollständiger Geburtstag mit Tag und Monat abgefragt.

Im Feld „Geschlecht“ ist eine Auswahl erforderlich. Nutzer:innen müssen dabei kein konkretes Geschlecht offenlegen, sondern können „Divers/keine Angabe“ auswählen.

Die Angaben werden nicht öffentlich angezeigt und nicht als individuelle Angaben an andere Nutzer:innen oder kommunale Official-Konten herausgegeben.

Änderungen bestimmter Orts- und demografischer Angaben sind grundsätzlich nur alle 30 Tage möglich. Dies soll kurzfristige Wechsel zwischen Gebieten und Manipulationen statistischer Zuordnungen erschweren.

Postleitzahl, Gebietszuordnung und Geburtsjahr werden verarbeitet, soweit dies für die lokale Kontozuordnung, die Altersgrenze und die angebotenen Plattformfunktionen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Allgemeine zusammengefasste Auswertungen zur Zusammensetzung der registrierten Nutzer:innen erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Reichweite und Zusammensetzung der erreichten Nutzergruppen beurteilen und die Beteiligungsangebote weiterentwickeln zu können.

Eine Verbindung dieser Angaben mit einwilligungspflichtigen Abstimmungen, Kommentarbewertungen oder Wichtig-Markierungen erfolgt nur auf Grundlage der Beteiligungseinwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

12. Thesen, Kommentare, öffentliche Beiträge und Meldungen

Wenn Sie eine These, einen Kommentar oder einen anderen öffentlichen Beitrag veröffentlichen, werden insbesondere folgende Angaben verarbeitet und öffentlich angezeigt:

  • Inhalt des Beitrags,

  • Benutzername,

  • Veröffentlichungszeitpunkt,

  • gegebenenfalls eine sichtbare offizielle Rolle oder Funktionsbezeichnung und

  • Bezug zum jeweiligen Thema oder Beteiligungsbereich.

Öffentliche Inhalte können von anderen Personen gelesen, weitergegeben, zitiert und von Suchmaschinen erfasst werden. Auch nach einer späteren Änderung oder Löschung kann eine ältere Fassung vorübergehend in Suchmaschinen-Zwischenspeichern oder bei Dritten vorhanden sein.

Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Nutzer:innen in öffentlich sichtbaren Thesen oder Kommentaren selbst politische oder gesellschaftliche Ansichten äußern und bewusst einer unbegrenzten Öffentlichkeit zugänglich machen, erfolgt die Verarbeitung entsprechender besonderer Kategorien personenbezogener Daten ergänzend auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO.

Wenn Sie einen Inhalt melden, können insbesondere die Zuordnung zu Ihrem Benutzerkonto, der gemeldete Inhalt, der Meldegrund, der Zeitpunkt und der Bearbeitungsstatus gespeichert werden.

Meldungen sind nicht öffentlich. Sie werden zur Prüfung möglicher Regelverstöße, zum Schutz anderer Nutzer:innen und zur Missbrauchsbekämpfung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Beteiligungseinwilligung, Pausierung und Widerruf

Eine gesonderte Beteiligungseinwilligung wird für folgende Funktionen benötigt:

  • Abstimmungen über Thesen einschließlich der Swipe-Abstimmung

  • positive und negative Bewertungen von Kommentaren

  • das Markieren einer These als wichtig

Die Beteiligungseinwilligung wird nicht benötigt, um:

  • ein Benutzerkonto zu führen

  • Inhalte zu lesen

  • eigene Thesen zu erstellen und zu veröffentlichen

  • Kommentare zu schreiben

  • Thesen oder Bereichen zu folgen

  • Direktnachrichten zu verwenden

  • Inhalte zu melden

  • öffentliche und offizielle Rückmeldungen zu erhalten

Bei der Erteilung der Beteiligungseinwilligung werden gespeichert:

  • Zeitpunkt der Einwilligung

  • verwendete Einwilligungsversion

  • vollständiger bestätigter Einwilligungstext

  • gegebenenfalls der Zeitpunkt einer späteren Pausierung oder eines vollständigen Widerrufs

Eine nicht erteilte Einwilligung wird nicht als gesonderte Ablehnung protokolliert.

Bei einwilligungspflichtigen Beteiligungshandlungen können insbesondere verarbeitet werden:

  • abgegebene Stimme, beispielsweise Dafür, Keine Meinung oder Dagegen

  • Zuordnung zur jeweiligen These oder zum jeweiligen Kommentar

  • Zeitpunkt der Beteiligung

  • positive und negative Kommentarbewertungen

  • Wichtig-Markierungen

  • Altersgruppe, Geschlechtsauswahl und räumliche Zuordnung für zusammengefasste statistische Auswertungen

Die individuelle Beteiligungshandlung wird anderen Nutzer:innen und kommunalen Official-Konten nicht angezeigt. Veröffentlicht werden nur zusammengefasste Ergebnisse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit eine Beteiligungshandlung Rückschlüsse auf politische oder gesellschaftliche Ansichten zulassen kann, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Beteiligung pausieren

Nutzer:innen können die Nutzung der einwilligungspflichtigen Beteiligungsfunktionen vorübergehend pausieren. Während der Pausierung können keine neuen Abstimmungen, Kommentarbewertungen oder Wichtig-Markierungen vorgenommen werden.

Die Beteiligungseinwilligung wird durch die Pausierung nicht widerrufen. Bereits vorgenommene Beteiligungshandlungen bleiben dem Benutzerkonto zugeordnet und werden weiterhin in den laufenden zusammengefassten Ergebnissen berücksichtigt.

Die Pausierung kann jederzeit im Benutzerkonto aufgehoben werden. Anschließend können die einwilligungspflichtigen Beteiligungsfunktionen wieder genutzt werden.

Beteiligungseinwilligung vollständig widerrufen

Die Beteiligungseinwilligung kann jederzeit unmittelbar im Benutzerkonto oder durch eine Nachricht an kontakt [@] democy-labs.de mit Wirkung für die Zukunft vollständig widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Nach dem vollständigen Widerruf können keine neuen Abstimmungen, Kommentarbewertungen oder Wichtig-Markierungen vorgenommen werden.

Die dem Benutzerkonto zugeordneten Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen werden unmittelbar technisch deaktiviert. Sie werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr in laufenden Ergebniszahlen oder personenbezogenen, demografischen beziehungsweise räumlichen Auswertungen berücksichtigt.

Die deaktivierten Beteiligungshandlungen werden beim nächsten automatischen Bereinigungslauf, grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden, endgültig gelöscht. Nach der Löschung können sie auch bei einer späteren erneuten Beteiligungseinwilligung nicht wiederhergestellt werden.

Bei einer späteren erneuten Einwilligung können neue Beteiligungshandlungen vorgenommen werden.

Bereits vor dem Widerruf erstellte, ausreichend zusammengefasste und nicht mehr personenbezogene Berichte, Präsentationen, Protokolle oder sonstige Gesamtauswertungen können erhalten bleiben.

Der Nachweis der früheren Einwilligung und ihres Widerrufs wird ausschließlich für die in Abschnitt 23 genannte Nachweisfrist aufbewahrt. Er wird nicht für weitere Beteiligungsauswertungen verwendet.

14. Statistische Auswertungen

Aus Konto- und Beteiligungsdaten können zusammengefasste Auswertungen erstellt werden.

Allgemeine Auswertungen können insbesondere enthalten:

  • Anzahl registrierter Nutzer:innen in einem Gebiet

  • stadtweite Altersverteilung in Fünfjahresgruppen

Auswertungen zu Thesen können insbesondere enthalten:

  • Anzahl der abgegebenen Stimmen

  • Verteilung von Dafür-, Keine-Meinung- und Dagegen-Stimmen

  • Anzahl der Wichtig-Markierungen

  • zusammengefasste Beteiligungswerte

Kommunen, Organisationen und andere berechtigte Projektpartner erhalten keine individuellen Abstimmungsdatensätze und keine Listen, aus denen hervorgeht, wie eine bestimmte Person abgestimmt oder einen Kommentar bewertet hat.

In Auswertungen werden keine E-Mail-Adressen, individuellen Geburtsjahre, individuellen Geschlechtsangaben oder exakten Nutzer-Postleitzahlen ausgegeben.

Eine Aufteilung einzelner Abstimmungsantworten nach Geschlechtsauswahl ist derzeit noch nicht freigeschaltet. Sollte diese Funktion später aktiviert werden, erfolgt die Ausgabe nur bei einer ausreichenden Gruppengröße und nur dann, wenn nach menschlicher Prüfung keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu erwarten sind.

Zu kleine Gruppen werden nicht ausgegeben. Kombinationen mehrerer kleinteiliger Merkmale wie Altersgruppe, Geschlechtsauswahl und kleines Teilgebiet sind nicht vorgesehen.

Während einer Pausierung bleiben bereits vorgenommene Beteiligungshandlungen Bestandteil der laufenden zusammengefassten Ergebnisse. Nach einem vollständigen Widerruf werden die betroffenen Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen unmittelbar aus den laufenden Ergebnissen und statistischen Aufteilungen entfernt.

Statistische Ergebnisse können in Berichten, Auswertungsfolien, Präsentationen, Workshops oder auf der Plattform dargestellt werden.

Soweit Ergebnisse so zusammengefasst sind, dass sie sich nicht mehr auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, handelt es sich nicht mehr um personenbezogene Daten. Bereits vor einem vollständigen Widerruf erstellte, nicht mehr personenbezogene Gesamtauswertungen müssen nicht nachträglich verändert werden.

15. Folgen von Thesen und Bereichen

Wenn Sie einer These, einem Bereich oder einem anderen angebotenen Inhalt folgen, wird die entsprechende Zuordnung zu Ihrem Benutzerkonto gespeichert.

Für das Folgen ist keine Beteiligungseinwilligung erforderlich.

Gefolgte Inhalte sind nicht automatisch öffentlich sichtbar. Ob sie zusätzlich in Ihrem öffentlichen Profil angezeigt werden, richtet sich nach Ihrer Profileinstellung. Diese öffentliche Anzeige ist standardmäßig ausgeschaltet.

Die Speicherung der Zuordnung erfolgt zur Bereitstellung der gewünschten Funktion nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine freiwillige öffentliche Anzeige im Profil erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Zuordnung wird gelöscht, wenn Sie dem Inhalt nicht mehr folgen oder Ihr Benutzerkonto löschen.

16. Interne Nachrichten

Soweit die Funktion angeboten wird, können Nutzer:innen interne Nachrichten austauschen.

Dabei werden insbesondere gespeichert:

  • Absender,

  • Empfänger,

  • Betreff,

  • Nachrichteninhalt und

  • Zeitpunkt der Nachricht.

Interne Nachrichten sind nicht öffentlich sichtbar. Ein administrativer Zugriff erfolgt nicht routinemäßig, sondern nur, wenn dies für technische Unterstützung, die Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls, die Bearbeitung einer Meldung oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein Zugriff zur Missbrauchs- oder Sicherheitsbearbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für Nachrichten aktiver Benutzerkonten besteht derzeit keine allgemeine automatische Löschfrist.

Wenn eines der beteiligten Benutzerkonten gelöscht wird, werden die mit diesem Konto verbundenen gesendeten und empfangenen Direktnachrichten gelöscht.

17. E-Mails und persönliche Benachrichtigungen

Für den Betrieb des Benutzerkontos können notwendige E-Mails versandt werden. Dazu gehören insbesondere:

  • Bestätigung der E-Mail-Adresse,

  • Zurücksetzen des Passworts,

  • sicherheitsrelevante Hinweise und

  • notwendige Informationen zum Benutzerkonto.

Diese Nachrichten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO versandt.

Optionale E-Mails, etwa zu Kommentaren, Antworten, Direktnachrichten, Empfehlungen, Zusammenfassungen oder Newslettern, sind standardmäßig ausgeschaltet. Sie werden nur versandt, wenn die entsprechende Einstellung aktiv gewählt wurde.

Rechtsgrundlage für optionale E-Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einstellung kann jederzeit im Benutzerkonto deaktiviert werden.

Persönliche Benachrichtigungen innerhalb der Plattform werden grundsätzlich nach zwölf Monaten automatisch gelöscht. Bei der Löschung des Benutzerkontos werden die persönlichen Benachrichtigungen unmittelbar entfernt.

Die zugrunde liegenden öffentlichen Inhalte, beispielsweise eine öffentliche These, ein Kommentar oder eine offizielle Rückmeldung, können unabhängig von der persönlichen Benachrichtigung weiterhin bestehen.

18. Kommunen, Organisationen und offizielle Konten

Kommunale oder organisatorische Official-Konten können sehen:

  • öffentlich sichtbare Thesen und Kommentare,

  • Benutzernamen bei öffentlichen Beiträgen,

  • freiwillig öffentlich freigegebene Profilinformationen,

  • zusammengefasste Abstimmungsergebnisse,

  • Registrierungszahlen,

  • stadtweite Altersgruppen,

  • Bearbeitungsstände von Thesen und

  • öffentliche offizielle Rückmeldungen.

Official-Konten erhalten keine:

  • E-Mail-Adressen,

  • individuellen Postleitzahlen,

  • individuellen Geburtsjahre,

  • individuellen Geschlechtsangaben,

  • Listen der abstimmenden Personen oder

  • individuellen Abstimmungsentscheidungen.

Detaillierte administrative Nutzeransichten sind ausschließlich internen Administrator:innen von democy labs zugänglich. Beschäftigte einer Kommune erhalten keine Administratorrechte.

Für den allgemeinen Plattformbetrieb, die Verwaltung der Benutzerkonten und die Verarbeitung der Abstimmungen ist democy labs verantwortlich.

Kommunen und Organisationen können für eigene offizielle Beiträge, eigene Veröffentlichungen oder eine Weiterverarbeitung außerhalb der Plattform selbst datenschutzrechtlich verantwortlich sein.

Wenn bei einem konkreten Beteiligungsprojekt Zwecke oder wesentliche Rahmenbedingungen gemeinsam mit einer Kommune oder Organisation festgelegt werden, können ergänzende projektbezogene Datenschutzhinweise und Regelungen zur Verantwortlichkeit erforderlich sein.

19. Empfänger und Zugriffsberechtigungen

Der administrative Zugriff auf das Produktivsystem und die darin gespeicherten personenbezogenen Daten ist auf den Betreiber und interne Administrator:innen von democy labs beschränkt.

Eine Einsicht erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist für:

  • Administration,

  • Support,

  • Sicherheit,

  • Fehlerbehebung,

  • Missbrauchsbearbeitung oder

  • die Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Darüber hinaus können Daten im erforderlichen Umfang verarbeitet werden durch:

  • Hetzner Online GmbH als Hostinganbieter,

  • STRATO GmbH als Domain- und E-Mail-Anbieter,

  • gesetzlich berechtigte Behörden oder Gerichte und

  • sonstige Empfänger, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

20. Unterauftragsverarbeiter und internationale Übermittlungen

Unsere Auftragsverarbeiter können zur Erbringung ihrer Leistungen weitere, nach Maßgabe der jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträge genehmigte Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Eine vollständige Auflistung aller möglichen Unterauftragsverarbeiter ist nicht Bestandteil dieser Datenschutzerklärung, da nicht jeder Unterauftragsverarbeiter für die von uns konkret genutzten Leistungen eingesetzt wird.

Informationen zu den für unsere Verarbeitung eingesetzten Unterauftragsverarbeitern stellen wir auf Anfrage bereit.

Soweit dabei personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

21. Sicherungskopien

Zur Sicherung und Wiederherstellung des Betriebs werden täglich Sicherungskopien der Datenbank und notwendiger technischer Konfigurationsdaten erstellt.

Automatische Sicherungskopien werden nach ungefähr 15 Tagen gelöscht.

Zusätzliche manuelle Datenbanksicherungen, die insbesondere vor technischen Änderungen erstellt werden können, werden nach ungefähr 30 Tagen gelöscht.

Die Sicherungskopien sind zugriffsgeschützt und werden ausschließlich verwendet, um die Plattform nach technischen Störungen, Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen wiederherzustellen.

Nach der Löschung eines Benutzerkontos können Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherungsfrist noch in einer Sicherungskopie enthalten sein. Eine Wiederherstellung einzelner gelöschter Kontodaten für den regulären Betrieb findet nicht statt.

22. Löschung eines Benutzerkontos

Bei der Löschung eines Benutzerkontos wird der technische Benutzerdatensatz nicht vollständig aus der Datenbank entfernt. Er wird als gelöscht gekennzeichnet und von unmittelbar identifizierenden Konto-, Kontakt-, Profil-, Orts- und demografischen Angaben bereinigt.

Insbesondere werden entfernt oder zurückgesetzt:

  • Benutzername,

  • E-Mail-Adresse und unbestätigte E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer,

  • Passwortwert und Anmeldetokens,

  • aktuelle und vorherige Anmelde-IP-Adresse,

  • aktuelle und vorherige Anmeldezeitpunkte,

  • Anzahl der Anmeldungen,

  • Bestätigungs- und Verifizierungszeitpunkte,

  • Verifizierungscodes und fehlgeschlagene Verifizierungsversuche,

  • Postleitzahl,

  • Stadt-, Kiez- und Gebietszuordnungen,

  • Geburtsjahr und Altersangabe,

  • Geschlechtsauswahl,

  • öffentliche Profileinstellungen,

  • E-Mail-, Newsletter- und Empfehlungseinstellungen,

  • Rollen und offizielle Zuordnungen,

  • externe Identitäten und Anmeldeverknüpfungen,

  • Direktnachrichten,

  • gefolgte Inhalte,

  • persönliche Benachrichtigungen sowie

  • interne Protokolle zur Übernahme früherer Benutzerkonten.

Erhalten bleiben können:

  • eine interne technische Benutzer-ID,

  • der Zeitpunkt der Kontolöschung,

  • bereits veröffentlichte Thesen und Kommentare,

  • abgegebene Stimmen,

  • Kommentarbewertungen,

  • Wichtig-Markierungen und

  • der befristet gespeicherte Einwilligungsnachweis.

Öffentliche Thesen und Kommentare bleiben gegebenenfalls erhalten, damit bestehende Diskussionen, Antworten und Beteiligungsprozesse nachvollziehbar bleiben. Sie werden anschließend einem gelöschten Benutzerkonto zugeordnet und nicht mehr mit dem früheren Benutzernamen oder Profil dargestellt.

Stimmen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen können erhalten bleiben, um die Integrität bereits dargestellter Ergebnisse zu bewahren und mehrfache Beteiligungen zu verhindern. Sie können weiterhin mit dem von direkten Identifikations-, Kontakt-, Orts- und demografischen Angaben bereinigten technischen Datensatz verbunden sein.

Bereits gebildete ausreichend zusammengefasste Statistiken und Ergebniszahlen bleiben erhalten.

Beim Löschvorgang kann freiwillig eine feste Kategorie als Grund ausgewählt werden. Die Auswahl wird nicht am Benutzerkonto gespeichert. Es wird ausschließlich eine monatliche Gesamtzahl je Kategorie geführt. Diese Statistik enthält keine Benutzer-ID, keine IP-Adresse, keinen Freitext und keinen exakten Löschzeitpunkt.

Eine weitere Speicherung bestimmter Daten kann erfolgen, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

23. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Es gelten insbesondere folgende Fristen und Kriterien:

  • Kontodaten, Orts- und demografische Angaben: bis zur Löschung des Benutzerkontos.

  • Aktuelle und vorherige Anmelde-IP-Adresse sowie Anmeldezeitpunkte: bis zur Löschung des Benutzerkontos.

  • Öffentliche Thesen und Kommentare: bis zu ihrer Entfernung oder über die Kontolöschung hinaus, wenn sie für die Nachvollziehbarkeit bestehender Diskussionen und Beteiligungsprozesse benötigt werden.

  • Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen bei aktiver oder pausierter Beteiligungseinwilligung: grundsätzlich so lange, wie die zugehörige These, der Kommentar oder das daraus gebildete Beteiligungsergebnis bereitgestellt oder dokumentiert wird.

  • Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen nach einem vollständigen Widerruf: unmittelbare technische Deaktivierung und Herausnahme aus laufenden Ergebnissen; endgültige Löschung beim nächsten automatischen Bereinigungslauf, grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden.

  • Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen nach einer Kontolöschung ohne vorherigen vollständigen Widerruf: können entsprechend Abschnitt 22 am bereinigten technischen Benutzerdatensatz erhalten bleiben.

  • Follows: bis zum Entfolgen oder zur Löschung des Benutzerkontos.

  • Direktnachrichten: während des Bestehens der beteiligten Benutzerkonten; spätestens bei der Löschung eines beteiligten Kontos werden die betreffenden Nachrichten entfernt.

  • Persönliche Benachrichtigungen innerhalb der Plattform: zwölf Monate; bei einer Kontolöschung sofort.

  • Nachweis einer Beteiligungseinwilligung und eines vollständigen Widerrufs: bis zum Ablauf von drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Konto gelöscht oder die Einwilligung vollständig widerrufen wurde.

  • Monatlich zusammengefasste Statistik zu Kontolöschungsgründen: dauerhaft, da sie keine Zuordnung zu einem Benutzerkonto enthält.

  • Ahoy-Besuchsdaten: 30 Tage.

  • Webserver-, System- und Anwendungsprotokolle: grundsätzlich ungefähr 14 Tage.

  • Automatische Sicherungskopien: ungefähr 15 Tage.

  • Manuelle Datenbanksicherungen: ungefähr 30 Tage.

  • Optionale E-Mail-Einstellungen: bis zur Deaktivierung oder Kontolöschung.

  • Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung und dem Wegfall möglicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten.

Wird eine Einwilligung beispielsweise im Jahr 2026 vollständig widerrufen und das Konto nicht später gelöscht, wird der Einwilligungsnachweis bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt und anschließend bereinigt.

24. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Für die Einrichtung eines Benutzerkontos sind erforderlich:

  • Benutzername

  • E-Mail-Adresse

  • Passwort

  • Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen

Für die lokale Zuordnung, die Altersprüfung und die vollständige Einrichtung des Kontos werden außerdem benötigt:

  • Postleitzahl

  • Geburtsjahr

  • gegebenenfalls die Auswahl einer Kommune oder eines Gebiets, wenn eine Postleitzahl nicht eindeutig zugeordnet werden kann

  • eine Auswahl im Feld „Geschlecht“

Im Feld „Geschlecht“ kann „Divers/keine Angabe“ ausgewählt werden. Die Offenlegung eines konkreten Geschlechts ist daher nicht verpflichtend.

Wer im laufenden Kalenderjahr 16 Jahre alt wird, muss zusätzlich bestätigen, das 16. Lebensjahr bereits vollendet zu haben.

Freiwillig sind insbesondere:

  • Beteiligungseinwilligung

  • zusätzliche Anzeige eigener Thesen und Kommentare im Profil

  • öffentliche Anzeige gefolgter Thesen und Bereiche

  • optionale E-Mail-Benachrichtigungen

  • Newsletter

  • Empfehlungen

Die Beteiligungseinwilligung ist keine Voraussetzung für die Einrichtung eines Benutzerkontos oder für die Veröffentlichung eigener Thesen.

Ohne Beteiligungseinwilligung können Sie insbesondere:

  • Inhalte lesen

  • Thesen erstellen und veröffentlichen

  • Kommentare schreiben

  • Thesen und Bereichen folgen

  • Direktnachrichten nutzen

  • Inhalte melden

  • Rückmeldungen erhalten

Ohne Beteiligungseinwilligung können Sie nicht:

  • über Thesen abstimmen

  • Kommentare positiv oder negativ bewerten

  • Thesen als wichtig markieren

Eine vorübergehende Pausierung ist kein Widerruf der Beteiligungseinwilligung. Sie kann jederzeit aufgehoben werden; bereits vorgenommene Beteiligungshandlungen bleiben dabei erhalten.

Ein vollständiger Widerruf führt dagegen zur Löschung der dem Benutzerkonto zugeordneten Abstimmungen, Kommentarbewertungen und Wichtig-Markierungen. Diese Beteiligungshandlungen können bei einer späteren erneuten Einwilligung nicht wiederhergestellt werden.

25. Automatisierte Entscheidungen

Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Soweit Empfehlungen für Inhalte angeboten werden, haben diese keine rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkung.

Es findet kein Profiling für Werbung oder zur automatisierten Bewertung Ihrer politischen Ansichten statt.

26. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten, Art. 15 DSGVO,

  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen, Art. 16 DSGVO,

  • die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, Art. 17 DSGVO,

  • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, Art. 18 DSGVO,

  • Ihre bereitgestellten Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, Art. 20 DSGVO und

  • einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen, Art. 21 DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:

kontakt [@] democy-labs.de

Zur Verhinderung einer unberechtigten Herausgabe, Veränderung oder Löschung können wir einen geeigneten Nachweis verlangen, dass sich die Anfrage tatsächlich auf Ihr Benutzerkonto oder Ihre Daten bezieht. Die DSGVO erlaubt bei begründeten Zweifeln zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung.

27. Beschwerderecht

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für den Betreiber zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0 E-Mail: poststelle [@] datenschutz.hessen.de

Diese Kontaktdaten werden vom HBDI aktuell in dieser Form veröffentlicht.

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